Die Rolle des BI Architekten

Ich mag die Umgebung, wo ich wohne. Alte Industrie-Architektur umgestaltet für helles, geräumiges Wohnen und Arbeiten. Als wir vor über 25 Jahren zum ersten Mal die heruntergekommene Fabrik sahen, konnte man sich das kaum vorstellen. Aber wir hatten einen Architekten, der die Vision bildreich vermittelte. Reden konnte er. Arbeiten eher nicht. Es dauerte Monate, bis erste Pläne vorlagen und noch weitere Monate, bis die umfangreichen Unterlagen für die Baugenehmigung fertig waren. Leider stimmten die Maße in den Plänen nicht.

Wie sie sich denken können, haben wir uns von diesem Visionär getrennt und einen anderen Architekten engagiert. Nicht, dass wir seinen Beitrag gering schätzen würden. Aber damit jemand (egal ob Frau oder Mann) die anspruchsvolle Rolle des Architekten wirklich ausfüllt, braucht es ganz viele Eigenschaften und Fähigkeiten:

Erfahrung, Zielstrebigkeit, Ausdauer, Genauigkeit, den Blick fürs große Ganze, Liebe zum Detail, die Fähigkeit eigene Gedanken nachvollziehbar darzustellen und allen Beteiligten (Auftraggeber wie Handwerkern) zu vermitteln, immer wieder abzuwägen zwischen dem Ideal und dem Machbaren und stets alle gegensätzlichen Interessen unter einen Hut zu bringen.

Auch beim Bauen einer BI Lösung spielt ein solcher Architekt eine zentrale Rolle. Er/sie braucht dieselben Eigenschaften wie der Architekt, der Häuser baut. Kein Wunder, dass es gar nicht so viele gibt, die dieser anspruchsvollen Aufgabe gerecht werden. Oft erlebe ich BI Projekte, wo den Verantwortlichen nicht einmal klar ist, dass sie überhaupt einen Architekten benötigen. Das sind dann leider die Projekte, die eben auch so aussehen, wie ein großes Gebäude aussehen würde, wenn der Bauherr dies einfach selbst planen und genehmigen würde. Kein Wunder, wenn bei so einem Bauwerk die Statik oder der Brandschutz nicht in Ordnung sind, wenn Abwasserleitunen fehlen oder die Lichtschalter sich an merkwürdigen Stellen befinden. Beim Hausbau verhindert glücklicherweise das Bauaufsichtsamt solche furchtbaren Ergebnisse.

Bei BI Lösungen gibt es diesen Schutz nicht. Dies ist einer der Gründe, warum längst nicht alle BI Projekte große Erfolge sind. Manche weisen so viele konzeptionelle und handwerkliche Fehler auf, dass sie – um beim Vergleich mit den Gebäuden zu bleiben – einfach wieder abgerissen werden. Schade um Zeit und Geld.

Checkliste für BI Architekten

Mein beruflicher Anspruch ist es, nur noch in erfolgreichen BI Projekten zu arbeiten. Oder problematische Projekte in erfolgreiche umzuwandeln. Daher habe ich mir überlegt, wie ein Projektleiter, der die Notwendigkeit eines BI Architekten erkannt hat, sicherstellen kann, dass die in Frage kommende Person diese Position auch wirklich ausfüllt. Die Checkliste kann helfen, eventuelle Lücken zu erkennen, zu schließen und das Projekt zum Erfolg zu führen. Selbst dann, wenn – wie so oft – gar kein ausgewiesene/r Architekt/in zur Verfügung steht, sondern einfach jemand, der/die diese Aufgabe nach besten Möglichkeiten bewältigen und daran wachsen möchte.

  1. Hat der Bauherr eine klare Vorstellung vom Ziel?
  2. Stimmt die Zielvorstellung des Architekten mit der des Auftraggebers überein?
  3. Hat der Architekt Pläne gezeichnet?
  4. Sind die Pläne klar, schön und korrekt?
  5. Sind die Pläne mit allen Betroffenen abgestimmt?
  6. Werden Änderungswünsche dokumentiert, geklärt und in die Pläne eingearbeitet?
  7. Wie ist das Verhältnis zwischen Projektleiter und Architekt?

Nachfolgend noch einige weitergehende Erläuterungen und Fragen zu den aufgelisteten Punkten.

Auftraggeber

Eine scheinbar banale aber alles entscheidende Frage: Ist eigentlich allen klar, wer der Auftraggeber ist? Wer bezahlt das BI Projekt und wessen Interessen vertritt der Auftraggeber? Können Sie diese Frage beantworten, dann ist vieles einfach.

Wenn nicht, dann gibt es auch kein Projekt. Dann heißt es für den Architekten: Finger weg von dieser unklaren Situation.

Zielvorstellung

Ist dem Auftraggeber klar, was seine Projektziele sind? Und hat er/sie das schriftlich festgehalten und kommuniziert? Nur dann kann der Architekt auch eine Lösung entwerfen, die den Anforderungen des Auftraggebers entspricht. Und ja, es ist wirklich wichtig, diesen Auftrag festzuschreiben. Ein klares Ziel, das es zu erreichen gilt.

Auch diese Frage nach der Zielvorstellung klingt vielleicht banal und doch habe ich mehr als einmal durchlitten, was aus unklaren Projektzielen erwächst. Oder, noch schlimmer, was der Auftraggeber anrichtet, wenn er im vollen Lauf dem verblüfften Team erklärt, er brauche jetzt eine ganz andere Lösung und habe das immer schon so gesagt…. nein, das macht gar keinen Spaß.

Pläne

Sie erinnern sich an die Einleitung mit unserem Architekten, der keine Pläne zeichnen konnte. Dummerweise sind die Pläne aber die gemeinsame Grundlage für alle, die am Projekt beteiligt sind! Es geht nicht ohne. Jeder Versuch, ein Haus ohne Pläne zu bauen, ist von vornherein zum Scheitern verurteilt. Bei IT Projekten ist das nicht anders.

Folgende Pläne sind meines Erachtens für ein Power BI Projekt immer erforderlich:

  • Komponenten der BI Lösung und der Datenfluss
    • Datenquellen
    • Verarbeitung beim Laden (Power Query, Dataflows, Azure Data Factory, …)
    • Ablage der verarbeiteten Daten (Dataflows, Data Lake, Datenbanken, …)
    • Stammdaten
  • Verteilung der Komponenten auf Power BI Arbeitsbereiche
  • Anwendergruppen und ihre Power BI Arbeitsbereiche
  • Anzahl der erforderlichen Modelle und ihre Zielgruppen
  • Ein High-Level Modell (nicht zu detailliert)

Das alles muss gar nicht aufwendig sein, oft reichen einfache Skizzen oder PowerPoint Folien. Aber wenigstens diese müssen erstellt und allen im Projekt zugänglich gemacht werden. Je nach Zweckmäßigkeit können Architekt und Projektleiter natürlich weitere Pläne und Dokumente erstellen.

Vielleicht wundern Sie sich, dass ich oben Klarheit und Schönheit als Abnahmekriterien für die Pläne aufgeführt habe. Aber Sie wissen selbst, wie das ist, wenn Sie etwas skizzieren: Solange das Ergebnis kompliziert und unschön aussieht, kann man da noch etwas vereinfachen und optimieren. Und auf einmal, als ob es gar nicht anders sein könnte, steht die optimale Lösung klar vor Augen! Darum geht es beim Zeichnen. Sobald Klarheit und Schönheit erreicht sind, ist die Lösung stimmig und mit minimalem Aufwand realisierbar.

Abstimmungsprozess

Erst jetzt kann eine Abstimmung unter allen Beteiligten erfolgen. Die klaren und schönen Pläne bilden die Grundlage hierfür. Sind sie vielleicht doch zu einfach geworden? Haben wir etwas übersehen?

Mein Lieblingsbeispiel, warum dieser Abstimmungsprozess so unglaublich wichtig für ein erfolgreiches Projekt ist: In Köln hat vor einigen Jahren eine weltbekannte Versicherung ihren neuen Hauptsitz gebaut. Mitten in der Stadt, schick und modern. Leider fiel erst beim Einzug auf, dass das Archiv zu klein war, um auch nur die nötigsten Akten dort unterzubringen. Ich bin mir sicher, dass da im Planungsprozess vergessen wurde, die Pläne dem Archivar zu zeigen 😀

Änderungen

So schön die Pläne auch geworden sind – bestimmt ergeben sich Änderungen. Und Sie ahnen es: Dann müssen auch die Pläne geändert werden. Dabei sieht der Architekt, ob sich Widersprüche ergeben oder ob vielleicht mehr Komponenten betroffen sind, als anfangs gedacht. Deswegen ist es auch so enorm wichtig, dass Änderungen tatsächlich zeitnah dokumentiert und in die Pläne eingearbeitet werden.

Einen guten Architekten erkennt man (in der IT genauso wie beim Hausbau) daran, dass er nach Änderungen unaufgefordert die aktuellen Pläne zur Verfügung stellt.

Das Verhältnis zwischen Projektleiter und Architekt

Während der Architekt für die Klärung des „wie“ und die technische Umsetzung verantwortlich ist, hat der Projektleiter mehr den Zeitplan und das Budget im Blick. Da versteht es sich von selbst, dass die beiden Hand in Hand arbeiten sollten. Es ist der Auftraggeber (bzw. die Auftraggeberin), der/die diese beiden Rollen richtig besetzen muss. Und wenn es zwischen Projektleiter und Architekt mal partout nicht rund laufen sollte, dann ist eben auch der Auftraggeber gefordert, ein konstruktives Verhältnis wiederherzustellen.

Zusammenfassung

Eine gute Architektin oder einen guten Architekten für ein BI Projekt zu finden ist essenziell wichtig und gleichzeitig nicht einfach. Daher kann die Checkliste dem Projektleiter helfen, die richtigen Fragen zu stellen.

Möglicherweise haben Sie aus Ihrer Erfahrung Anmerkungen zur Checkliste? Dann freue ich mich über Ihre Kommentare!

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